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Archives du Musée de la musique

Fonds Gand, Bernardel, Caressa et Français

Grands Livres

Les grands livres sont des documents comptables qui regroupent les opérations financières par comptes (clients, fournisseurs, etc.), contrairement aux journaux qui les listent dans un ordre chronologique.

Les grands livres du fonds Gand, Bernardel, Caressa et Français couvrent de manière quasi continue les années 1816 à 1923. Seules les années 1831 à 1839 manquent à l’appel.

Ils ont été complétés au fil des besoins et les comptes ne s'y suivent pas dans un ordre logique. Pour repérer l'ensemble des pages ou des folios se rapportant à un même compte, il est nécessaire de consulter les index des répertoires.

Un exemple de grand livre

La mise en page des grands livres évolue au fil des années mais leur structure reste généralement semblable à la suivante :

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1- Titulaire du compte
« Mr Wilmotte à Anvers »

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2- Report
« Report du folio 551 »
Lorsqu’un compte se poursuit sur plusieurs pages, un report
des sommes précédemment inscrites à son débit et à son crédit
permet de repérer l’emplacement des dernières écritures le concernant.

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3- Détail des opérations effectuées par ou pour le titulaire du compte
« 1879 Mars 1er : réparation d’un violon Stradivarius 1700. 283 – 1878. 100 [F.] / Olives or aux chevilles. 10 [F.] » 

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4- Débit du compte
« Doit : 2 239,50 [F.] »
Cette colonne comptabilise les sommes avancées par l'atelier ainsi que les services
ou produits reçus par le client et non encore payés.

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5- Crédit du compte
« Avoir : 2 000 [F.] »
La colonne totalise les sommes versées par le titulaire du compte à l’atelier.

La comptabilité en partie double

La comptabilité de l’atelier est organisée selon les principes de la comptabilité en partie double.
Dans ce système, chaque opération réalisée au sein de l'entreprise (achat, vente, réparation, etc.) est représentée comme un mouvement de valeurs entre plusieurs comptes (entités représentant les correspondants de l’entreprise, tels que les clients et les fournisseurs, ou une valeur faisant l’objet de son commerce, telles que les marchandises ou la caisse). Ainsi, le paiement d’un instrument par un client y est exprimé comme un transfert d’argent entre le compte de la caisse et le compte d’un client.
Le sens des mouvements (valeur reçue ou donnée) est indiqué pour chaque compte dans un tableau divisé en deux parties : à gauche ce qui est reçu (appelé « Doit » ou « Débit ») et à droite ce qui est donné (appelé «  Avoir » ou « Crédit »). Dans le cas du paiement d’un instrument par un client, la valeur de la transaction est donc inscrite au débit de la caisse et au crédit du client.
Toute valeur inscrite au débit d’un compte entraîne son inscription au crédit d’un autre, et donc, si aucune erreur n'a été commise, les totaux des colonnes « débit » et « crédit » sont toujours identiques au sein d’un même groupe de documents (journaux, grands livres, etc.).

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